АСИ: Отчет как способ сказать: «Давайте знакомиться»

На конкурс “Точка отсчета” в 2017 году было прислано 325 заявок. Организаторы надеются, что в этом году получат гораздо больше отчетов, поскольку у проекта есть много региональных партнеров. Но ведь в стране более 100 тысяч СО НКО! И даже если статистика лукавит и реально работающих организаций на порядок меньше, в любом случае речь идет о десятках тысяч организаций, которые могли бы участвовать в конкурсе со своими отчетами. Так где же они?

Как ни странно, у большинства СО НКО публичных годовых отчетов просто нет. Причем не только у каких-нибудь маленьких организаций, работающих в глубинке без особых ресурсов, но и у вполне благополучных, успешных НКО, у которых достаточно средств и возможностей, чтобы раз в год такой отчет подготовить. Вопрос только, а зачем им это надо? Попробуем разобраться.

Практически перед каждой некоммерческой организацией, которая работает для общего блага, решая разные социальные проблемы, стоит ряд понятных, хотя и непростых задач. Любая организация хочет иметь достаточно ресурсов для своей деятельности; быть полезной своей целевой аудитории, то есть тем, для кого НКО работает; быть уверенной, что она делает нужное дело, приносит пользу и работает эффективно. Наверное, каждая организация хочет иметь хорошую репутацию, хочет, чтобы ее любили и ценили — коллеги, власть, клиенты, журналисты. Организация, которой все это удается, преуспевает, ее знают, ей легко собирать деньги, у нее много друзей, партнеров, поклонников.

Чтобы быть такой уважаемой и успешной, конечно же нужно предпринять некоторые усилия. И прежде всего нужно войти в коммуникацию, взаимоотношения с окружающим организацию социумом, со своими стейкхолдерами (или заинтересованными лицами), чтобы вас знали, понимали и одобряли вашу деятельность. К организации должно возникнуть доверие, а оно появляется, когда вы открыты и прозрачны, когда информация о вас и ваших достижениях доступна любому, кто захочет что-то узнать о вас. Именно на эту цель работает регулярный, достоверный отчет о своей деятельности, содержащий основную информацию как о самой организации, так и о результатах ее деятельности за определенный период. Обычно это отчет за год.

Именно такой ежегодный отчет демонстрирует окружающим достижения организации, показывает, насколько она полезна и эффективна. Он как бы говорит: давайте знакомиться, посмотрите, какие мы замечательные, как много важного и нужного мы делаем, присоединяйтесь, будем партнерами!

Конечно, в зависимости от того, кому такой отчет в основном предназначен, его структура, подача материала, используемый язык и видеоряд могут быть разными. Но даже если вы составляете отчет, предполагая, что его будут читать ваши доноры или коллеги, он все же должен быть понятен и более широкому кругу читателей, поскольку организация обычно не делает несколько публичных годовых отчетов. Некоторые фонды и крупные организации печатают отчеты на хорошей бумаге и красочно их оформляют, что не всегда необходимо, да и дорого. Большинству НКО достаточно иметь электронную версию отчета. Тем не менее, приложить некоторые усилия для его оформления необходимо – ведь вы представляете результат своего труда за год. Такой отчет, если он доступен, например, на вашем сайте или на другом общественном интернет-ресурсе, может многое рассказать о вашей деятельности всем, кто ею заинтересуется.

Хотя ежегодный отчет обычно готовят для внешнего использования, для коммуникации со внешней средой, он бывает очень полезен и самой организации. Как признался мне один из руководителей НКО, составивший со своей командой первый отчет: «Я впервые понял, как, оказывается, много мы всего делаем, какие мы молодцы!» Действительно, при подготовке материалов к отчету собирается и обобщается все то, что за ежедневной текучкой не замечаешь. В результате получаются впечатляющие цифры и значимые достижения. К тому же отчет, как и любое подведение итогов, не должен заканчиваться перечислением проведенных мероприятий, реализованных программ и подсчетом полученных средств. Хороший отчет ценен анализом проделанной работы: что получилось, а что оказалось неудачным и почему; как развивалась в течение года сама организация, освоены ли новые технологии, новые профессиональные навыки, есть ли динамика в развитии организации.

Впрочем, содержание отчета — тема отдельного разговора. Важно только подчеркнуть, что его материалы и фрагменты, отдельные заготовки должны собираться в течение всего года, а не только в последний момент, когда отчет уже нужно бы выпускать. Если этот процесс встроить в текущую деятельность организации, то и сама подготовка документа не отнимет много времени и сил. Ну, а если отчет уже готов, то не видно никаких причин, почему бы его не отправить на всероссийский конкурс «Точка отсчета» и заодно проверить, насколько вы умеете рассказать о себе, представить публике и коллегам результаты своей работы. Не лишним будет и сертификат, который получает каждый участник конкурса, отчет которого соответствует базовому уровню предоставления информации по критериям конкурса.

Конечно, ежегодный содержательный и финансовый отчет организации становится все более востребованным у некоторых доноров, к которым вы можете обратиться за финансовой поддержкой. В этом состоит и чисто прагматическая мотивация для составления ежегодного отчета. Но главное, что такой отчет помогает НКО решить те важные, можно сказать ключевые задачи, которые стоят перед каждой организацией и о которых говорится в самом начале отчета. Сборник ежегодных итогов любой организации в конце концов составит впечатляющую летопись ее развития, представит масштаб ее социального воздействия на конкретные группы населения и на общество в целом. Так что стоит попробовать!

***

Подробнее о конкурсе, обучающей программе, горячей линии для консультаций НКО можно прочитать в специальном разделе на официальном сайте Форума Доноров. Положение о конкурсе можно скачать здесь.

Вячеслав Бахмин — эксперт Комитета гражданских инициатив, эксперт в сфере развития благотворительности и гражданского общества.

Материал подготовлен в рамках медиапроекта «Коммуникатор «Точки отсчета». Проект реализуется Ассоциацией «Форум Доноров» в партнерстве с Агентством социальной информации и центром «Благосфера» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

Источник: https://www.asi.org.ru/article/2018/05/03/kak-pisat-godovoj-otchet/