Выход в онлайн: 11 советов, как провести успешное мероприятие
Из-за пандемии всем организациям, которые занимались мероприятиями, пришлось «переехать» в онлайн и научиться проводить большое количество мероприятий в совершенно новых условиях. И «Благосфера» стала площадкой для событий для коллег со всех регионов России. Директор центра Наталья Каминарская и директор по коммуникациям и стратегическому развитию Елена Темичева рассказывают, о чём лучше просить спикеров заранее, как избежать неловких ситуаций во время прямого эфира, как корректно подсчитать количество участников и как узнать, что они действительно вас слушают.
1. Не переносите события в онлайн без изменений
Просто так перенести привычное событие в онлайн невозможно — это миф.
Даже если у вас большой опыт проведения офлайн-мероприятий, это совсем не значит, что автоматически у вас всё сложится и онлайн. Это касается и настроя, и компетенций, и деталей.
В онлайне другое абсолютно всё: само время проведения мероприятия, его длительность, подбор спикеров и работа с ними, форматы выступления, оформление события. По-другому ведут себя зрители и участники ваших событий. И конечно, вам необходимы иного рода ресурсы.
2. Подберите правильный формат выступления
Многим кажется, что онлайн-форматы выступления очень просты и выбирать тут не из чего. Но не следует забывать, что тут вступают в силу технические особенности процесса. Если у вас есть успешный лектор, который отлично держит аудиторию, очень хорошо излагает свои мысли, чётко структурирует, то перед экраном компьютера всё это может не сработать. Спикеру сложно почувствовать, перед кем он выступает, сколько именно людей его слушают, какая энергетика от них исходит и понимают ли его. Поэтому организаторам нужно подумать заранее, как разбудить аудиторию и получить обратную связь, а также разбавить лекцию какими-то другими форматами: опрос или голосование зрителей, видеообращение других спикеров и так далее.
Традиционный формат выступления онлайн — вебинар. Но и тут не всё так очевидно. Из-за пандемии люди попали в совершенно другую реальность, где одновременно идёт очень много разных онлайн-событий. Вебинар перестал быть собой в классическом виде. Если раньше средняя его продолжительность составляла два часа, то сегодня стандартный вебинар не должен превышать одного часа.
Взрослый человек концентрирует внимание в течение 40 минут, если у вас специальная аудитория — то ещё меньше.
Самые простые в обращении форматы онлайн-мероприятий — это тренинг, мастер-класс, конференция, интервью или паблик-ток. Они хорошо работают. Но если у вас есть опыт, добавьте что-нибудь нестандартное.
3. Придумайте комбинацию форматов
Онлайн-событие совершенно не должно от начала до конца происходить в прямом эфире. Можно, например, записать и смонтировать заранее какие-то части мероприятия. И это очень хорошо работает, потому что меняется картинка и происходит что-то новое. Самые простые примеры этого — ролик-приветствие или включение иностранных коллег. Если всё правильно распланировать, невозможно будет догадаться, что это запись и человека «живьём» нет в кадре.
В выступление можно добавить также аудиторный формат — когда спикеры в комнате двигаются, что-то показывают. Движение в кадре — это как раз то, что позволяет привлекать внимание аудитории.
4. Получите у спикеров все материалы заранее
Что бы вам ни говорили самые известные спикеры, постарайтесь получить от них все материалы до начала события! Видеоролики, аудиоролики, презентации, картинки, адреса сайтов — очень велика вероятность, что что-то из этого списка у спикера не откроется или не сработает. И когда он будет в ужасе нажимать на все кнопки подряд, нервничать, что время уходит, а он ничего не может сделать, вы как волшебник всё это запустите для аудитории на собственном компьютере, и всё пойдет дальше по плану.
5. Проведите технический тест перед выступлением
Технические неполадки бывают всегда. И дело не в вашем опыте, а в возможностях Интернета и техники. Поэтому обязательно перед выступлением надо проводить тестирование. В идеале на прогон нужно отводить 15–20 минут: банально может оказаться, что в компьютере у спикера срабатывает кулер и начинает заглушать выступающего.
По классике жанра в соседнем помещении может начаться ремонт. Или спикер протестирует аппаратуру дома заранее, а выйдет выступать на улицу, где уже совсем другое качество звука.
Однажды, например, спикер неожиданно для организаторов оказался посреди озера на лодке.
Часто мы имеем дело с ситуацией, что с одной платформой у спикера всё отлично работает, а с новой почему-то постоянно прерывается связь. Гарнитура может хорошо работать на корпоративной платформе, но давать ужасный металлический отзвук в зуме. Бывает, что лектор не знает, куда смотреть, чтобы увидеть реакцию аудитории. Ему пишут, что пропал звук, а он продолжает выступать.
Конечно, для этого требуются отдельные ресурсы: дополнительное обучение спикера, постоянный контакт с ним, техническая поддержка до и во время события.
6. Узнайте, готовы ли спикеры к записи трансляции
Многие спикеры привыкли к тому, что во время офлайн-выступления они делятся знаниями с теми конкретными людьми, кто сидит перед ними в зале. При онлайн-мероприятиях аудитория намного шире: лекции могут быть доступны в записи, транслироваться и тиражироваться, если вы не выставите ограничения заранее. И это обязательно надо обговаривать с выступающим! Часто лекторы не обращают внимания на эту техническую особенность, а потом требуют удалить уже разошедшееся выступление из всех источников. Причины могут быть разные: «мне начальник запретил», «я ненормативно выражался», «это мои авторские знания».
Не бойтесь в деталях объяснять спикеру, что произойдёт с его выступлением дальше. Так вы обезопасите себя.
7. Не забудьте про фоны и перебивки
Надо помнить, что кроме презентации спикера должна быть ещё заставка, а если выступлений много — перебивка. Тут всё зависит от ваших ресурсов и подкованности: анимация, видео, музыка — что угодно.
И главное, не забывайте о фоне, на котором выступает спикер! За время пандемии появилось огромное количество шуток на этот счёт: кто во что был одет во время выступления и что происходило за кадром. Проводя тест, обращайте внимание не только на техническую сторону процесса, но и на эстетическую: нет ли на заднем плане неубранной кровати или общего беспорядка.
Иногда выступающие пользуются функцией постановки виртуального фона. И тут бывает нужна поддержка организаторов. Если за лектором нет ровной поверхности, при наложении картинки может получиться неожиданный комичный эффект.
8. Найдите подходящую платформу
Выбирая платформу для проведения события, надо учитывать два нюанса: какой уровень взаимодействия с аудиторией вам нужен и какое количество участников вы ожидаете.
Будут ли вас просто слушать или смогут комментировать и задавать вопросы? Нужно ли встраивать в мероприятие групповую работу и мозговой штурм? Нужна одна группа или несколько? В зависимости от необходимого набора функций подбирается один из трёх типов платформ:
- социальные сети и мессенджеры;
- сервисы вебинаров (самые известные в некоммерческом секторе — это webinar.ru pruffme.com);
- сервисы видеосвязи (например, Zoom, Facetime, Hangouts, Webex).
Если у вас большая конференция на 300 человек, лучше использовать крупную платформу для трансляции, например YouTube. Здесь вы можете быть уверены, что она не полетит при большом количестве одновременных просмотров. В то время как Zoom для 300 человек — это уже очень высокий тариф и вероятная неустойчивость соединения. Зато тот же Zoom позволяет активно общаться и делиться на группы. А вебинарная платформа лучше всего подходит для демонстрации каких-то материалов — там встроены специальные инструменты. Но в ней есть ограничение по количеству спикеров.
Конечно, платформы можно комбинировать. Например, с помощью программы OBS Studio. Тогда часть спикеров и ведущий могут находиться в Zoom, а трансляция будет идти в социальную сеть. Таких комбинаций можно придумать множество.
9. Вовлекайте аудиторию
Аудитории уже надоело большое количество конкурирующих онлайн-событий. Поэтому организаторам нужно задумываться над специальными приёмами для привлечения внимания. По возможности надо делить вступление на какие-то смысловые кусочки, на то, что позволит переключаться с одного на другое.
Чтобы вовлечь зрителей в обсуждение, можно использовать игру, викторину, квест, «Что? Где? Когда?».
Самый простой и доступный способ понять, сколько людей из тех, что подключены к вашему событию, активно слушают — онлайн-голосование.
Это ваш «градусник», который показывает, насколько вас вообще слушают и как воспринимают то, что вы говорите.
Не каждый спикер может сам справиться с работой группы, очень часто ему требуется помощник. Кому-то надо следить за реакциями аудитории, за тем, кто поднимает руки или пишет в чате. Кто-то должен запускать интерактивное голосование (например, Mentimetr).
10. Считайте посещаемость иначе
Аудитория ведёт себя в онлайне абсолютно по-другому. На каких бы сервисах вы ни регистрировали участников, какие бы вы анонсы ни давали, что бы вы ни делали, вы никогда не знаете, сколько конкретно участников придёт на ваше событие. Всегда есть процент участников, которые регистрируются только для того, чтобы потом в записи получить материалы. Вы планируете работу на 10 групп, а в итоге соберётся только 2, а может, и 50. Поэтому всегда будьте готовы к перестроению.
Не нужно расстраиваться, если вы ждали намного больше человек, чем пришло. Обязательно подождите какое-то время и посмотрите количество просмотров ваших видео по соцсетям — вот это будет более реальный ответ, сколько людей посетило ваше событие, воспользовалось вашими знаниями.
11. Конкурируйте со всеми
Переход в онлайн — дело непростое, но у этого шага есть ещё один весомый плюс. Большая часть событий, которая проходила в «Благосфере» до пандемии, была очной. На них ходили в основном москвичи и редко люди, которые приезжали в Москву по делам. Сейчас в наших мероприятиях участвует вся страна. У нас теперь есть возможность приглашать тех спикеров, которые раньше всегда были заняты или не могли приехать из другого города или другой страны. Теперь маленький региональный музей конкурирует с Третьяковской галереей, если выкладывает свои программы и сюжеты онлайн. Мы с нашим контентом конкурируем на равных и с бизнесом, и с сектором развлечений за всю аудиторию.
Материал подготовлен на основе воркшопа Натальи Каминарской и Елены Темичевой на саммите #ЩедрогоВторника, который прошёл в октябре 2020 года.
Источник: Электронный журнал о благотворительности "Филантроп"
